Datenschutzerklärung

Präambel

Mit der folgenden Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang verarbeiten. Die Datenschutzerklärung gilt für die öffentliche Website der Bundesarbeitsgemeinschaft Preussen, für das Rundbriefarchiv, für digitale Formulare auf dieser Website sowie für die damit verbundenen internen Verwaltungsabläufe, soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.

Stand: 11. April 2026

Verantwortlicher

1. Vorsitzender
Udo Becker
Böttcherstr. 5
28816 Stuhr

E-Mail: Kontakt@arge-preussen.de
Impressum: arge-preussen.de/impressum

Übersicht der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zur Bereitstellung unserer Website, zur Kommunikation, zur Mitgliederverwaltung, zur Bearbeitung von Mitgliedsanträgen, zur Durchführung von Registrierungen und Logins, zur Nutzung des Rundbriefarchivs, zum Versand elektronischer Nachrichten sowie zur Abwicklung von Beitrags- und SEPA-bezogenen Vorgängen.

• Bestandsdaten, zum Beispiel Name, Anschrift, Mitgliedsnummer und ähnliche Stammdaten
• Kontaktdaten, zum Beispiel E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Mitgliederdaten, zum Beispiel Angaben zur Mitgliedschaft, Gruppenzugehörigkeit und internen Verwaltung
• Zahlungsdaten, zum Beispiel IBAN, BIC und beitragsbezogene Angaben
• Vertrags- und Verfahrensdaten, zum Beispiel Registrierungs-, Bestätigungs- und Bearbeitungsstatus
• Nutzungs- und Protokolldaten, zum Beispiel IP-Adresse, Login-Zeitpunkte und technische Zugriffe

Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der einschlägigen nationalen Vorschriften. Maßgeblich sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen

Soweit Daten im Zusammenhang mit einer Mitgliedschaft verarbeitet werden, erfolgt dies insbesondere zur Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses, zur Verwaltung der Mitgliederdaten und zur Beitragsabwicklung.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, unbefugte Offenlegung oder unbefugte Veränderung zu schützen.

Die Übertragung von Daten über unsere Website erfolgt über verschlüsselte Verbindungen mittels HTTPS beziehungsweise TLS. Dies gilt insbesondere für Registrierungen, Logins, Mitgliedsanträge, Lastschriftformulare sowie sonstige Formulare, die über die Website abgesendet werden.

Auch die interne Online-Mitgliederverwaltung wird passwortgeschützt betrieben. Der Zugriff ist nur berechtigten Personen möglich. Personenbezogene Daten werden dort ausschließlich im Rahmen der Vereinsverwaltung und der hierfür erforderlichen organisatorischen Abläufe verarbeitet.

Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der jeweilige Verarbeitungszweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Soweit handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden, erfolgt die Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Fristen.

• bis zu 10 Jahre bei steuer- oder handelsrechtlich relevanten Unterlagen
• bis zu 6 Jahre bei sonstigen geschäftlichen Unterlagen, soweit gesetzlich erforderlich
• regelmäßig 3 Jahre zur Wahrung oder Abwehr zivilrechtlicher Ansprüche

Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften insbesondere folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten
• Recht auf Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde

Mitgliederverwaltung und Vereinsbetrieb

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Mitgliedern, Interessenten und Kommunikationspartnern, soweit dies zur Wahrnehmung unserer satzungsmäßigen Aufgaben, zur Mitgliederverwaltung, zur Beitragsverwaltung, zur Organisation des Vereinsbetriebs sowie zur Kommunikation erforderlich ist.

Dazu gehören insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten, Mitgliedsnummern, Angaben zur Mitgliedschaft, beitragsbezogene Informationen sowie vereinsbezogene Verwaltungsdaten.

Die Mitgliederverwaltung wird online geführt und passwortgeschützt betrieben. Zugriff erhalten nur berechtigte Personen, soweit dies für die Vereinsverwaltung erforderlich ist.

Mitgliedsantrag über die Website

Über unsere Website besteht die Möglichkeit, einen digitalen Mitgliedsantrag zu stellen. Dabei verarbeiten wir die im Formular eingegebenen Daten, insbesondere Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Land, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, BDPh-Nummer, Angaben zu philatelistischen Vereinen, Sammelgebieten, Bemerkungen sowie freiwillige Angaben zum Mailservice und zur gewünschten Beitragszahlung per SEPA.

Die Übermittlung der Formulardaten erfolgt verschlüsselt. Zur Bestätigung des Antrags wird ein persönlicher Bestätigungslink per E-Mail versandt. Erst nach dieser digitalen Bestätigung wird der Antrag verbindlich weiterverarbeitet.

Im Rahmen der Bearbeitung kann aus den Antragsdaten eine PDF-Datei erzeugt werden. Diese dient der internen Dokumentation und der weiteren Bearbeitung des Antrags sowie der Bereitstellung einer Unterlage für das Mitglied.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme beziehungsweise Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für organisatorische und administrative Abläufe.

SEPA-Lastschriftmandat

Sofern im Zusammenhang mit einem Mitgliedsantrag oder später ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt wird, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Zahlungsdaten, insbesondere IBAN und BIC sowie die zugehörigen Mitglieds- und Kontaktdaten.

Auch hierbei erfolgt die Übertragung über verschlüsselte Verbindungen. Das Mandat wird zusätzlich über einen persönlichen Bestätigungslink per E-Mail bestätigt. Im Rahmen der Bearbeitung kann eine PDF-Datei des Mandats erzeugt werden, die der internen Bearbeitung sowie der Dokumentation für das Mitglied dient.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses und der Beitragsabwicklung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Registrierung, Anmeldung und Nutzerkonto

Für bestimmte Bereiche, insbesondere das Rundbriefarchiv und interne Verwaltungsfunktionen, können Nutzerkonten eingerichtet werden. Dabei verarbeiten wir insbesondere Benutzername, E-Mail-Adresse, passwortbezogene Hashwerte, Gruppen- und Freigabeinformationen sowie Protokolldaten zu Registrierungen, Anmeldungen und Passwortvorgängen.

Im Rahmen der Nutzung speichern wir aus Sicherheitsgründen insbesondere Zeitpunkte von Registrierungen und Logins sowie technische Zugriffsdaten, soweit dies zur Verhinderung von Missbrauch und zum sicheren Betrieb erforderlich ist.

Profile und Konten in nicht-öffentlichen Bereichen sind öffentlich nicht sichtbar.

E-Mail-Versand und elektronische Benachrichtigungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Kommunikation per E-Mail, insbesondere für Bestätigungsnachrichten, Passwortvorgänge, Benachrichtigungen im Zusammenhang mit Mitgliedsanträgen, SEPA-Vorgängen, Registrierungen und organisatorischen Abläufen.

Der Versand technischer und organisatorischer E-Mails erfolgt über vereinseigene E-Mail-Adressen. Dabei werden die zur Zustellung und Dokumentation erforderlichen Daten verarbeitet.

Soweit ein gesonderter Mailservice oder Newsletter genutzt wird, erfolgt dies auf Grundlage der jeweiligen Anmeldung oder Einwilligung beziehungsweise im Rahmen bestehender Vereinsbeziehungen, soweit gesetzlich zulässig.

Erstellung von PDF-Dokumenten

Im Zusammenhang mit digitalen Mitgliedsanträgen und SEPA-Lastschriftmandaten können aus den eingegebenen und bestätigten Daten PDF-Dokumente erzeugt werden. Diese PDF-Dateien dienen der internen Dokumentation, der weiteren Bearbeitung innerhalb des Vereins sowie der Bereitstellung von Unterlagen für die betroffenen Personen.

Bereitstellung des Onlineangebots und Webhosting

Zur Bereitstellung dieser Website nutzen wir Leistungen eines Webhosters. Dabei werden die für den Betrieb der Website erforderlichen Daten verarbeitet, insbesondere technische Zugriffsdaten, IP-Adressen, Abrufzeitpunkte, Informationen zum Browser und zum genutzten System sowie Server-Logfiles.

Server-Logfiles werden insbesondere zur Sicherstellung des technischen Betriebs, zur Fehleranalyse und aus Sicherheitsgründen verarbeitet.

Als Hostinganbieter nutzen wir:

ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich
Hauptstraße 68
02742 Friedersdorf
Deutschland

Weitere Informationen: all-inkl.com
Datenschutzhinweise des Anbieters: all-inkl.com/datenschutzinformationen

Einsatz von Cookies

Auf unserer Website können technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen eingesetzt werden. Diese dienen insbesondere dem sicheren Betrieb der Website, der Verwaltung von Sitzungen, der Anmeldung in geschützten Bereichen sowie der Speicherung technisch notwendiger Einstellungen.

Soweit ausschließlich technisch notwendige Cookies verwendet werden, erfolgt dies auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einem sicheren und funktionsfähigen Onlineangebot.

Soweit künftig weitere, nicht technisch erforderliche Dienste oder Inhalte eingebunden werden, die eine Einwilligung erfordern, wird die Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt und ein passendes Einwilligungsverfahren bereitgestellt.

Übermittlung von personenbezogenen Daten

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies gesetzlich erlaubt ist oder zur Erfüllung unserer Aufgaben und Abläufe erforderlich ist. Dies kann insbesondere technische Dienstleister, Hostinganbieter oder interne Funktionsträger des Vereins betreffen, soweit diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Soweit externe Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt dies unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und, soweit erforderlich, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

Internationale Datentransfers

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, soweit dies im Einzelfall gesetzlich zulässig ist oder geeignete Garantien bestehen.

Nach dem derzeitigen Aufbau dieser Website werden personenbezogene Daten grundsätzlich vorrangig innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise in Deutschland verarbeitet.

Änderung und Aktualisierung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Verarbeitungen oder der rechtlichen Rahmenbedingungen dies erforderlich machen.

Erstellung und Anpassung

Grundlage dieser Datenschutzerklärung ist ein Rechtstext von Datenschutz-Generator.de von Dr. Thomas Schwenke , der für die Website der Bundesarbeitsgemeinschaft Preussen individuell angepasst und inhaltlich auf die tatsächlich genutzten Funktionen überarbeitet wurde.